Lebensraum

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Autor: Norbert Brust am 21. Okt 2011 Veranstalter von Seminaren & Workshops sind stets auf der selben Suche nach der passenden Eventlocation, die auch in`s - oft nur kleine - Budget paßt. Und übersehen dabei häufig welchen Einfluß der richtige Seminarort auf das Wohlbefinden der Teilnehmer ausübt. Der Versuch einer Wertekorrektur zwischen passendem Veranstaltungsort und Billig-Location. © Bild: Norbert Brust - Metamorphosys

Die passende Event Location oder doch nur der billigste Seminarraum?

Veranstalter stehen immer wieder vor dem Dilemma sich zwischen der passenden Location oder dem billigsten Seminarraum für ihren Event entscheiden zu müssen. Meist ist ja der billigste Seminarraum nicht ident mit der für die geplante Veranstaltung passendsten Location. Die super Locations sind meist nicht gerade billig, umgekehrt bieten die Billig-Seminarräume nur selten ein ansprechendes Ambiente und gutes Service. Auch die Lage (Umgebung) und öffentliche Erreichbarkeit wirkt sich auf die Qualität der Location und die Preise des Seminarraums aus. Viele schöne und durchaus kostengünstige Locations liegen leider - für Seminarzwecke - in unerreichbarer Ferne, weitab von öffentlichen Verkehrsmitteln am Land. Die Räumlichkeiten im Zentrum einer Stadt haben meist neben den hohen Mietpreisen und fehlendem Grünraum auch das G'frett mit den Parkplätzen.

Den goldenen Mittelweg zwischen passender Location und billigstem Seminarort finden

Hier einen brauchbaren Mittelweg zwischen gemütlicher Workshop-Atmosphäre, ansprechendem Ambiente, öffentlicher Erreichbarkeit, Serviceleistungen rund um's Seminar samt Eventpromotion und leistbarem Mietpreis zu finden ist oft keine leichte Aufgabe. Einerseits will man ja seinen Seminarteilnehmern attraktive Räumlichkeiten bieten andererseits möchte man auch nicht mehr an Miete bezahlen als man durch die Teilnahmegebühren oder den vielstrapazierten Energieausgleich einnimmt.

Welchen Einfluß die Location auf das Verhalten der Seminarteilnehmer während eines Events, auf deren Wohlergehen in einem Workshop (um nicht zu sagen den "Heilerfolg", wenn wir von energetischen Arbeiten sprechen) und den Eindruck, den sie von der Veranstaltung mit nach Hause nehmen ist eine nicht so leicht messbare - und daher häufig gänzlich vernachlässigte - Größe.
Selbst Energethiker, die es eigentlich gewohnt sein sollten der Energie eines Raumes und der Kraft eines Ortes besondere Achtsamkeit zu schenken tun sich bei dieser Aufgabe oft recht schwer. Ich wundere mich oft mit welcher Beiläufigkeit ein Seminarraum ausgewählt wird und wie wenig Beachtung der Seminar- oder Workshop-Vorbereitung geschenkt wird. Und da der "Wert" des Ambientes eines Seminarraumes eben nicht messbar ist, fällt dann die Entscheidung doch meist wieder über den Preis - der ist ja schließlich in Euro und Cent messbar.

Billige Seminarräume mit dem Charme einer Bahnhofskantine

Volkshochschulen, Wirtschaftskammer u.ä. Organisationen verfügen über billige Seminarräume ebenso wie es billige Eventlocations im Gemeindeamt, von Parteien, Pfadfindern, Feuerwehr, etc. im Turnsaal oder im Pfarrsaal gibt - Noch billiger ist das Extrazimmer vom Bahnhofswirten und der Hobbyraum der Nachbarin ist überhaupt umsonst - nur dafür halt ohne Heizung....

Die billigsten Seminarräume haben dann meist auch den Charme einer Bahnhofskantine des ehemaligen Ostblocks. Dabei macht das Ambiente des Seminarraumes sicher einen großen Teil des Erfolges der Veranstaltung aus.

Ich wundere mich sowieso oft mit welcher Beiläufigkeit ein Seminarraum ausgewählt wird und wie wenig Beachtung der Seminar- oder Workshop Vorbereitung und dem Rundherum - von der Raumdekoration über Licht, Pausengestaltung, bis zur Nachbetreuung der Teilnehmer, Gästelisten, etc. - geschenkt wird. Doch das wäre wieder ein anderes Kapitel.   

Welcher Seminarraum ist der passende?

Natürlich kommt es sehr auf die Art der Veranstaltung an, welcher Seminarrum dafür passend ist. Ein Turnsaal ist für Aerobic sicher passend, eine EDV-Schulung wird nicht ohne PCs und E-Smog auskommen können und für ein Punkfest ist ein Abbruchhaus vermutlich eine attraktive Location.

Wenn man sich jedoch für Events aus dem Bereich der Energiearbeit, Heilung, Spiritualität und Esoterik durch finstere Gänge, vorbei an Mülltonnen, über enge Treppen, durch die Gerüche eines Gemeindebaus in einen kalten von Neonlicht durchfluteten billigen Seminarraum quälen und während des Seminars ständig die Kurzparkzeit im Hinterkopf behalten muss, während nebenan jemand bohrt, wird einem das Meditieren wohl schwerer fallen als in einem angenehm temperiertem Seminarraum in natürlicher, grüner Umgebung bei gedämpftem Licht und wohlriechendem Räucherwerk.

Sollen sich die Seminarteilnehmer in der Pause am Kaffeeautomaten mit Plastikbechern über den Workshop austauschen und sie ein Strafzettel an den Abend erinnern? Oder wäre es nicht besser wenn sie das Seminar mit einem gemütlichen Kaffee auf der Terrasse oder am Feuerplatz im Garten beschließen und ganz entspannt durch einen märchenhaften Garten zum Auto vor der Türe schlendern können.

Der Eindruck des Seminars beginnt mit der Anreise und endet mit der Ankunft daheim. In Erinnerung bleiben auch die Pausen und ganz besonders die Beendigung der Veranstaltung. Viele Seminarleiter scheinen das überhaupt nicht zur Kenntnis zu nehmen und konzentrieren sich ausschließlich auf ihren Vortrag oder Workshop ohne sich um das Ambiente des Seminarortes, der Pausengestaltung etc. Gedanken zu machen. Dabei hat gerade das Rundherum des Seminarraumes bzw. Location einen nachhaltigen Einfluss auf die Erinnerung an den Workshop bzw. Event. Der Vortrag kann noch so gut gewesen sein, wenn es im Seminarraum eiskalt, das Pausengetränk überteuert und der Parkplatz kilometerweit entfernt war, bleiben den Workshop Teilnehmern viel eher diese negativen Begleiterscheinungen in Gedächtnis haften als die Qualität des Seminarinhaltes.

Einfache Mittel sorgen für gute Stimmung im Seminarraum

Seminarräume - solange sie nicht exclusiv für eine bestimmte Art von Workshop bestimmt sind - werden immer Mehrzweckräume sein müssen - und sind daher meist auch nur entsprechend zweckmäßig und einfach zu arrangieren eingerichtet. Doch jeder Seminarraum lässt sich einfach mit etwas Kreativität und geringen Mitteln optisch aufwerten und dem Anlass entsprechend dekorieren. Der Mieter des Seminarraumes muss sich nur etwas Gedanken über die Ausstattung, die Anordnung von Sitzen, etc. machen und seine Wünsche bezüglich der Seminarraum-Gestaltung äußern. Eine gute Veranstaltungslocation verfügt neben den üblichen Sesseln, Matten und Flipchart auch immer über dekorative Accessoires, Kerzen, Musik etc. und kann für das Wohlfühlen der Seminarteilnehmer bzw. Eventbesuchern sorgen, ohne dass der Ablauf der Veranstaltung durch das Kassieren von Getränken und ähnliche unliebsame Vorgänge gestört wird.

Dazu ist es jedoch sinnvoll, wenn die Seminarleiter schon vor dem Eintreffen der ersten Besucher kommen, um den Seminarraum passend vorzubereiten, zu dekorieren und den Ablauf zu besprechen, damit beim Eintreffen der Gäste bereits alles vorbereitet ist, die nötigen Accessoires und Getränke bereitstehen, Utensilien an ihrem Platz und Verpackungsmaterial zur Seite geräumt sind.

Oft kommen die Vortragenden aber erst nachdem schon die ersten Gäste im Raum sind und beginnen erst dann ihre Unterlagen auszupacken, Geräte aufzustellen, hektisch nach der passenden CD zu kramen und den Seminarraum umzuarrangieren. Das nimmt dem Event bereits zu Beginn viel an Schwung und guter Stimmung. Dabei würde eine einfache Checkliste mit klarer Regieanweisung wie das jede halbwegs professionelle Band auf die Reihe bekommt den Location Vermietern schon reichen um von Start weg die passende Atmosphäre für den jeweiligen Workshop Anlass zu schaffen. 

Seminarraum Wahl: zwischen stimmig oder billig

Das Wiener Seminarhaus „Metamorphosys“ (Wien 22., Erzherzog Karl Str. 13) ist eine der Veranstaltungsorte, wo nicht nur besonderen Wert auf das Ambiente sondern auch auf das Service rund um die Events gelegt wird.  Das beginnt bei Promotion und Werbeservice, stimmungsvoller Raumgestaltung, lockerer Atmosphäre und endet bei der „Nachlese“ zu den Seminaren wobei den Teilnehmern Erinnerungsfotos bereitgestellt bzw. zugesandt werden damit ihnen das Event noch lange in guter Erinnerung bleibt.
Die Veranstaltungsräume des „Metamorphosys“ sind – nicht zuletzt wegen der höheren Kosten für den Gartenplatz und der Beheizung eines freistehenden Gebäudes – zwar nicht die billigsten Seminarräume Wiens, der Mehrpreis bei der Miete lohnt sich aber allemal.

Bedenkt man welchen Einfluß neben dem optischen Eindruck auch die Geräusche, Musik oder Ruhe, Gerüche und insbesondere das "Feeling" eines Platzes auf die Gäste hat, so sollte der Preis der Eventlocation eigentlich zweitrangig sein. Man bekommt ja sowieso meistens genau das wofür man bezahlt und der Eindruck den der Seminarort und die Stimmung der Location auf die Teilnehmer macht relativiert die Kosten für einen „billigen Seminarraum“ recht schnell.

Mehr Infos über den Einfluss von Seminarraum Ambiente und Umgebung der Eventlocation sowie eine Checkliste für Seminarveranstalter sind auf der Homepage des Wiener Seminarhaus „Metamorphosys“ – www.Metamorphosys.info– zu finden.

Direkt zur Checkliste für die Event-Planung: http://metamorphosys.beepworld.de/veranstaltungsort.htm#Checkliste

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